22 Jul As 5 regras de John Cleese para reuniões mais curtas e mais produtivas
A discussão sobre a falta de produtividade nas reuniões não é algo dos nossos tempos actuais de Zoom ou Teams… É algo que sempre existiu no mundo dos negócios e que muitos de nós estamos a tentar melhorar. Obviamente, para que uma reunião seja produtiva é trabalho de todos os participantes, mas se for o responsável pela reunião, terá de dar o exemplo e criar as condições para alcançar os resultados desejados.
Deparamo-nos com um pequeno (1 minuto!) vídeo de John Cleese, o lendário membro de Monthy Python, gravado em 1976, onde nos dá 5 regras para reuniões mais curtas e mais produtivas.
Parece tão simples e pragmático que decidimos partilhá-lo.
Vamos diretos ao assunto:
Regra 1 – Plano
Definir os objetivos precisos da reunião. Seja claro sobre onde quer ir e detalhe os pontos a serem discutidos.
Regra 2 – Informar
Certifique-se de que todos os participantes sabem exactamente o que vai ser discutido e o que pretende da reunião. Antecipe a informação e as pessoas de que necessitará na reunião e certifique-se de que todas elas estão presentes.
Regra 3 – Preparar
Preparar a sequência lógica dos tópicos a discutir e definir o tempo para cada tópico. Lembre-se de atribuir tempo com base na importância e não na urgência de cada tópico.
Regra 4 – Estrutura e controlo
Tratar cada tópico em fases claramente definidas: problema primeiro, interpretação/análise segundo, acção terceiro. Não permitir que os participantes saltem fases para a frente ou para trás.
Regra 5 – Resumo
Fazer um resumo de todas as decisões e registá-las imediatamente, atribuindo a cada acção o nome da pessoa responsável pela sua execução.
Encorajamo-lo(a) a tentar seguir à letra estas 5 regras nas próximas oportunidades para conseguir reuniões mais curtas e mais produtivas. E, obviamente, recomendamos que vejam aqui o vídeo original de John Cleese.
Se estiverem à espera de um gag final, avisamos já que não há nenhum. 😊
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